De acuerdo con la Ley 675 de 2001, el administrador de un Conjunto, condominio, etc. es la representación de la persona jurídica, que nace al registrar la nueva copropiedad o propiedad horizontal ante el ente encargado en la localidad.
El Administrador puede ser una persona jurídica o natural, nombrada por la Asamblea General de Copropietarios y/o elegido por el Consejo de Administración, según facultades otorgadas por la Asamblea y durante el tiempo que determinen la ley, los estatutos o la máxima autoridad dentro de la copropiedad, que es La Asamblea. Sus funciones son las de administrar las zonas y bienes comunes, velando por su preservación y el bienestar de la comunidad.
El Administrador, debe manejar conocimiento de temas legales, financieros, operativos y administrativos, ya que debe estar preparado para las situaciones que puedan llegar a presentarse en esos 4 frentes. Además, debe tener el carácter para desenvolverse con diversos tipos de personas y mantener buenas relaciones interpersonales.
¿Qué facultades tiene un administrador?
Legalmente y según lo establece el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el administrador tiene las siguientes facultades:
- Conservación: El administrador debe conservar la unidad arquitectónica y constructiva del conjunto o edificio.
- Representación: El administrador representará a la personería jurídica de la Propiedad Horizontal en actos legales.
- Recaudo: El administrador debe cobrar y recaudar directamente o mediante apoderados las cuotas de administración, multas y cualquier otro cargo que deba hacérsele a los copropietarios y ocupantes de bienes privados.
- Ejecución: El administrador debe ejecutar decisiones de la Asamblea General y procesos judiciales.
¿Qué funciones tiene el administrador?
- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias.
- Someter a aprobación de la asamblea el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior
- Someter a aprobación de la asamblea el presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
- Llevar directamente, o su responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y tenedores, y atender la correspondencia.
- Poner en conocimiento de los copropietarios y tenedores de inmuebles privados, las actas de la asamblea general.
- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del condominio.
- Administrar con diligencia y cuidado los bienes comunes.
- Ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento
- Cobrar y recaudar, cuotas ordinarias y extraordinarias, y cualquier obligación a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes privados del condominio.
- Iniciar oportunamente el cobro judicial obligaciones de propietarios u ocupantes.
- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios
- Inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
- Notificar a los copropietarios de inmuebles privados, por los medios que señale el reglamento, las sanciones impuestas en su contra.
- Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley y en el reglamento que hayan sido impuestas por la asamblea general.
- Expedir paz y salvo de cuentas con la administración del condominio, cada vez que se produzca un cambio en el tenedor o propietario del bien privado.
- Llevar las actas de las reuniones de la asamblea general de propietarios y servir de secretario de la misma.
- Las demás funciones previstas en la ley y en este reglamento, así como las que defina la asamblea general.
Para tener en cuenta:
Es muy importante, que a quien se escoja para ser el administrador de una propiedad horizontal, deberá aportar documentos. Si es una persona jurídica, debe aportar: personería jurídica, pólizas de seguro u otra garantía, comprobantes de afiliación y pago de servicios de prestación social, salud, caja de compensación y demás parafiscales.
Si es una persona natural se debe aportar hoja de vida, libreta militar (si aplica), cédula de ciudadanía (nacional o extranjería), antecedentes judiciales entre otros que el consejo y/o asamblea considere pertinentes. Es conveniente solicitar algún tipo de acreditación, formación académica o certificaciones de trabajos anteriores en propiedad horizontal.